Team investigativo e linea di reporting; la prevenzione e gestione del conflitto di interesse

01. Premessa

Proseguiamo l’approfondimento su come condurre una investigazione interna in modo efficace e strutturato, seguendo le indicazioni della ISO/TS 37008:2023 “Internal Investigations of Organizations – Guidance” (di seguito “ISO 37008” o “lo Standard”).

Nel precedente numero abbiamo visto come “lo Standard” articoli il processo investigativo in sette fasi fondamentali:
ricezione del segnale di allarme (c.d. alert), nomina del team investigativo e definizione della linea di reporting, valutazione preliminare (preliminary assessment), predisposizione del piano di investigazione, svolgimento dell’istruttoria, redazione del report finale e adozione delle misure correttive (remediation).

In quella sede ci siamo concentrati sull’avvio del processo di indagine esaminando, in particolare, la ricezione dell’alert e il preliminary assessment; fase, quest’ultima, che rappresenta un passaggio strategico per l’organizzazione chiamata a decidere – sulla base del contenuto dell’alert e dei rischi connessi (sanzionatori, reputazionali, organizzativi) – se avviare o meno l’investigazione.

In questo numero, ci concentreremo su una fase altrettanto importante, quella della nomina del team investigativo e della definizione della linea di reporting soffermandoci altresì sul tema della gestione dell’eventuale conflitto di interesse. Come vedremo, infatti, il buon esito dell’investigazione interna dipende, in larga misura, anche dalla corretta composizione del team investigativo e dalla puntuale impostazione del flusso informativo interno.

02. Composizione del Team di investigazione

Una volta assunta la decisione di avviare una internal investigation , è opportuno individuare e incaricare con formale mandato il team investigativo (di seguito “Team di investigazione” o, recuperando la terminologia della ISO 37008, “Investigation Team” ).

Secondo “lo Standard”, ciascuna organizzazione dovrebbe essere dotata di una procedura regolante le singole fasi del processo di investigazione e, dunque, anche quella della nomina del Team di investigazione.

Nell’attuale contesto, tuttavia, sono poche le organizzazioni che hanno maturato una piena consapevolezza in questo campo, tale da indurle a regolamentare in via preventiva il processo di investigazione, riconoscendolo come un vero e proprio processo aziendale, parte integrante del proprio sistema di compliance. E allora, in assenza di una procedura ad hoc, come orientarsi nella scelta e nella composizione del Team di investigazione?

Una preziosa indicazione sui requisiti e sulle caratteristiche che i componenti del Team di investigazione dovrebbero possedere si ricava dai principi che – secondo la ISO 37008 – governano l’internal investigation: indipendenza, riservatezza, competenza e professionalità, obiettività e imparzialità, legalità e legittimità.

Il Team di investigazione dovrebbe quindi essere composto da soggetti:

• indipendenti rispetto all’organizzazione, così da non subire influenze o condizionamenti da parte degli apicali o altre persone portatrici di interessi connessi all’oggetto dell’investigazione;
• riservati nella gestione delle informazioni acquisite nel corso dell’investigazione, in modo da tutelare la genuinità dell’accertamento e i diritti dei soggetti coinvolti nonché da garantire che l’organizzazione non perda mai il dominio delle informazioni. Una fuga di notizie, infatti, potrebbe determinare un’anticipazione inaccettabile del giudizio – anche solo reputazionale – prima ancora del completamento delle verifiche;
• competenti e professionali, sia con riferimento alla conduzione dell’investigazione che rispetto alla materia oggetto di accertamento, al fine di garantire risultati genuini e affidabili oltre che tecnicamente corretti;
• obiettivi e imparziali e, dunque, liberi da conflitti di interesse, così da garantire che l’investigazione sia condotta in modo da giungere ad un accertamento fattuale oggettivo; a differenza dell’investigazione difensiva ai sensi degli artt. 391 bis e ss. c.p.p., l’investigazione interna aziendale non mira alla ricerca di elementi di prova a favore di una parte ma è finalizzata ad una ricostruzione fattuale oggettiva che consenta – come risultato ultimo – di individuare le carenze del sistema di controllo interno e le relative azioni di rimedio;
• muniti di competenze legali che consentano loro di identificare le disposizioni normative, le leggi e i regolamenti applicabili per garantire la legittimità dell’investigazione.

03. Linea di reporting

Contestualmente alla costituzione del Team di investigazione, è opportuno individuare una o più linee di reporting (reporting line), al fine di garantire che gli aggiornamenti e gli esiti dell’investigazione siano comunicati in modo efficace solo ai soggetti autorizzati e legittimati ad adottare le misure conseguenti.

La definizione della linea di reporting dovrebbe ispirarsi a principi fondamentali di buona governance investigativa quali:

• proporzionalità: il numero e il livello dei destinatari delle informazioni devono essere adeguati alla complessità e all’oggetto dell’investigazione;
• necessità dell’informazione (need to know): l’accesso ai dati e agli aggiornamenti investigativi va riservato esclusivamente ai soggetti che, per ruolo e responsabilità, sono effettivamente coinvolti nel processo decisionale o di gestione del rischio. In altri termini, le informazioni dovrebbero essere comunicate solo a quei soggetti che hanno “necessità di conoscerle” dovendo adottare i provvedimenti conseguenti;
• indipendenza: dovrebbero essere esclusi dalla linea di reporting coloro che risultano potenzialmente coinvolti nei fatti oggetto di indagine o portatori di interessi in conflitto, per preservare l’imparzialità e l’affidabilità del processo;
• tracciabilità e documentazione: i flussi informativi dovrebbero essere formalizzati, documentati e custoditi secondo criteri che ne assicurino l’integrità, la riservatezza e la verificabilità nel tempo.

In termini operativi, i soggetti inclusi nella linea di reporting potranno variare in base alla struttura dell’organizzazione e alla natura dell’investigazione. Tra i possibili destinatari si annoverano: l’organo amministrativo, le funzioni di controllo interno (audit, risk management), il responsabile dei procedimenti disciplinari (solitamente lo stesso organo amministrativo o la funzione Risorse Umane), ove sia emerso un illecito da parte di un dipendente, nonché la funzione legale, per l’inquadramento giuridico dei fatti e l’eventuale attivazione di
iniziative giudiziarie.

04. Team Investigativo e gestione del conflitto di interessi

La tempestiva identificazione e la corretta gestione del conflitto di interessi sono elementi cruciali per garantire l’integrità e l’efficacia di un’investigazione interna: come detto, è fondamentale che il Team investigativo sia composto da soggetti imparziali, che non abbiano legami diretti o indiretti con i fatti oggetto di accertamento o con le persone coinvolte. Ciò consente, infatti, di evitare situazioni che potrebbero
compromettere gli esiti dell’investigazione minandone la credibilità o generando contestazioni sulla sua legittimità.

Ma cosa si intende per “conflitto di interessi” in un’investigazione interna?
Dalla lettura della ISO 37008 può evincersi che il conflitto di interessi nell’ambito delle internal investigations è ravvisabile ogniqualvolta un soggetto – coinvolto in modo attivo nell’avvio o nella conduzione di attività di investigazione interna – sia portatore di interessi (personali, familiari o professionali) inconciliabili o contrastanti con il processo di investigazione.

Situazioni di conflitto di interessi possono insorgere in diverse fasi del processo investigativo interno.
In particolare, tali situazioni possono riguardare:

1. i soggetti titolari del potere di nomina del Team Investigativo, laddove sussistano legami, diretti o indiretti, con i fatti oggetto di indagine o con le persone coinvolte;
   
2. i componenti del Team Investigativo già designati, qualora emerga un interesse personale o professionale che possa compromettere l’imparzialità dell’attività investigativa;
   
3. i destinatari della linea di reporting, che potrebbero trovarsi in una posizione tale da influenzare l’esito o l’indirizzo delle investigazioni per motivi estranei alla ricerca della verità.

In tutti questi casi è fondamentale che l’organizzazione abbia gli strumenti idonei non solo a intercettare tempestivamente possibili situazioni di conflitto di interessi, ma anche a gestirle in modo strutturato, trasparente e conforme a principi di indipendenza e terzietà.

Uno strumento particolarmente efficace in tal senso è l’adozione di una policy o procedura dedicata, che disciplini in modo dettagliato:

• i criteri e i poteri per la nomina del Team Investigativo;
• la struttura e i destinatari della linea di reporting;
• le modalità di gestione dei conflitti di interesse nelle diverse ipotesi che si possono verificare.

Nella prima ipotesi (v. sopra n. 1), relativa a un conflitto di interesse del soggetto munito del potere di nomina del Team Investigativo, la procedura dovrà indicare chiaramente quale altro soggetto – interno o esterno all’organizzazione – sia legittimato a intervenire in sostituzione. Al riguardo, “lo Standard” suggerisce che – nel caso in cui il soggetto titolare del potere di nominare il Team Investigativo sia in conflitto di interessi – la nomina medesima sia effettuata dal management del livello superiore.
Questa previsione appare tanto più rilevante quando l’investigazione interna ha per oggetto fatti che possono potenzialmente integrare reati rilevanti ai fini della responsabilità dell’ente ai sensi del d.lgs. 231/2001. In questi casi, la tutela dell’indipendenza e dell’autonomia decisionale dei soggetti coinvolti è condizione essenziale per garantire la validità, la legittimità e l’efficacia dell’intero processo.

A questo proposito, è opportuno richiamare l’art. 39 del d.lgs. 231/2001, da cui si ricava, in sintesi, l’invalidità della nomina del difensore dell’ente qualora sia disposta dal legale rappresentante accusato nel procedimento penale per il reato da cui dipende la responsabilità dell’ente stesso. Questo principio, pur riferito al processo penale, esprime chiaramente l’esigenza di evitare ogni commistione tra interessi individuali e interessi dell’ente. In questo senso, e conformemente alle indicazioni che provengono dalla giurisprudenza penale, sarebbe dunque opportuna l’adozione di una policy o procedura dedicata, che, in caso di potenziale conflitto di interesse, individui i soggetti chiamati, in via sussidiaria, alla nomina del team investigativo e alla definizione della linea di reporting. Nella seconda ipotesi (v. sopra n. 2), concernente il conflitto di interesse di uno o più componenti del Team Investigativo – sia nella fase di nomina sia successivamente alla costituzione del Team – la procedura dovrà regolamentare in modo puntuale le modalità di rilevazione dell’incompatibilità, nonché i meccanismi di astensione e/o sostituzione dei soggetti coinvolti.

05. Conclusioni

Alla luce di quanto abbiamo visto, è fortemente raccomandabile per ogni organizzazione che i criteri per la composizione del Team investigativo, per la definizione della linea di reporting e per la gestione dei conflitti di interesse vengano predeterminati all’interno di una procedura aziendale chiara e condivisa. Ciò consentirà non solo di garantire coerenza, trasparenza e tempestività nell’attivazione delle indagini, ma anche di rafforzare la credibilità del sistema di controllo interno e la capacità dell’organizzazione di reagire in modo efficace a situazioni critiche, nel rispetto dei principi di legalità, imparzialità e tutela delle persone coinvolte.

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Alla prossima edizione!