Piano di investigazione e avvio dell’istruttoria: l’audizione delle persone informate sui fatti

01. Premessa

Riprendiamo l’approfondimento sulle modalità di svolgimento delle investigazioni interne in conformità alle indicazioni della ISO/TS 37008:2023 “Internal Investigations of Organizations – Guidance” (di seguito “ISO 37008” o “lo Standard”).

A tal proposito, segnaliamo ai lettori che lo scorso 2 settembre è stata pubblicata la versione in lingua italiana dello Standard. La traduzione è stata predisposta dall’organo UNI – Ente italiano di Normazione, del quale è presidente il Dott. Alessandro Foti, attraverso il lavoro realizzato dal working group coordinato dal nostro managing partner, l’Avv. Roberto Fiore.

Nei precedenti numeri abbiamo visto come lo Standard articoli il processo investigativo in sette fasi fondamentali: ricezione del segnale di allarme (c.d. alert), nomina del team investigativo e definizione della linea di reporting, valutazione preliminare (preliminary assessment), predisposizione del piano di investigazione, svolgimento dell’istruttoria, redazione del report finale e adozione delle misure correttive (remediation).

Ci siamo poi concentrati sull’avvio del processo di indagine esaminando, in particolare, la ricezione dell’alert e il preliminary assessment; fase, quest’ultima, che rappresenta un passaggio strategico per l’organizzazione chiamata a decidere – sulla base del contenuto dell’alert e dei rischi connessi (sanzionatori, reputazionali, organizzativi) – se avviare o meno l’investigazione.

Ci siamo, infine, occupati di una fase altrettanto importante, quella della nomina del Team investigativo e della definizione della linea di reporting, soffermandoci altresì sul tema della gestione dell’eventuale conflitto di interesse.

In questo numero entreremo finalmente nel cuore dell’investigazione, l’istruttoria, iniziando dal suo punto di partenza – che è la definizione del piano di investigazione – e passando poi ad occuparci di una delle sue attività cardine: l’assunzione delle informazioni dalle persone informate sui fatti.

Come vedremo, infatti, l’efficacia dell’investigazione interna passa, necessariamente, attraverso la definizione di un piano mirato e puntuale e, subito dopo, attraverso la corretta conduzione delle interviste nei confronti delle persone in possesso di informazioni utili ai fini dell’accertamento dei fatti.

Questo numero si occuperà esclusivamente della conduzione delle interviste secondo le indicazioni dello Standard al fine di ottenere delle informazioni attendibili e spendibili dall’Organizzazione per l’assunzione di decisioni correttamente informate. Il tema dell’utilizzabilità processuale delle informazioni, invece, sarà oggetto di un prossimo numero interamente dedicato alle investigazioni difensive ex artt. 391 bis e ss. c.p.p.

02. Lo scopo dell’investigazione

Per poter elaborare un piano di investigazione puntuale è opportuno, preliminarmente, individuare con esattezza lo scopo dell’investigazione che, nella maggior parte dei casi, dipende dall’alert da cui è originata l’esigenza investigativa.

Anche lo Standard evidenzia l’importanza della precisa individuazione dello scopo dell’investigazione specificando se questa debba essere finalizzata:

• ad accertare solo un fatto determinato;
• a valutare anche la sussistenza di un’eventuale violazione di norme di legge o del sistema di controllo interno dell’organizzazione;
  
• a individuare anche eventuali azioni di rimedio o di miglioramento del sistema organizzativo dell’ente.

03. Il contenuto del piano di investigazione

Definito lo scopo dell’investigazione, il Team investigativo elabora il piano investigativo nel quale individua e programma le attività istruttorie da compiere per accertare i fatti e raggiungere gli scopi investigativi prefissati.

Come evidenziato dallo Standard, il piano di investigazione dovrebbe individuare i seguenti elementi:

• il contesto e l’oggetto dell’investigazione: secondo lo Standard, l’ambito dell’investigazione deve essere determinato tenendo conto dell’oggetto dell’investigazione, dell’intervallo temporale di riferimento, delle aree geografiche in cui saranno svolte le attività istruttorie, del luogo di commissione dei fatti investigati e dei soggetti presumibilmente coinvolti;
  
• le tempistiche di svolgimento delle attività: tale aspetto può variare a seconda della complessità e del numero dei fatti investigati ovvero in base alla necessità che vengano rispettati specifici termini previsti dalla normativa vigente e applicabili nel caso concreto;
  
• lo scopo dell’investigazione (v. supra, § 1.1);
• le potenziali fonti di prova già acquisite (o comunque a disposizione del Team investigativo) e le relative modalità di raccolta, analisi e conservazione;
  
• le attività istruttorie programmate per l’accertamento dei fatti e per la ricerca di ulteriori elementi di prova: lo Standard considera – come principali macro-categorie – la raccolta di prove di natura documentale e lo svolgimento di interviste dei soggetti possibilmente informati sui fatti;
  
• le modalità di documentazione e conservazione delle attività istruttorie condotte;
  
• i flussi informativi nell’ambito della linea di reporting, indicando quali elementi o risultati istruttori devono essere comunicati, i soggetti destinatari delle informative e le relative cadenze di trasmissione.

In aggiunta ai suddetti contenuti, anche in ragione delle specifiche peculiarità del caso concreto e dello scopo dell’investigazione, può essere opportuno inserire nel piano di investigazione:

• l’indicazione delle risorse interne all’Organizzazione necessarie e disponibili per raggiungere l’obiettivo o l’eventuale necessità di ricorrere a risorse esterne, con funzione di consulenza e supporto alle attività del Team investigativo;
  
• l’opportunità di adottare provvedimenti o misure, anche in via temporanea, necessari a tutelare il buon esito, l’imparzialità e la riservatezza dell’investigazione;
  
• una valutazione circa l’opportunità di fornire a chi è coinvolto nell’indagine un difensore o un altro soggetto di cui possa avvalersi in occasione del compimento delle attività istruttorie;
• una valutazione, allo stato degli atti, in merito all’individuazione di profili di rischio per l’Organizzazione, consistenti in possibili violazioni delle disposizioni vigenti e applicabili nel contesto spazio-temporale in cui sono stati commessi i fatti;
• una valutazione circa gli ulteriori possibili rischi (ad es. di natura reputazionale, patrimoniale etc.) dell’investigazione.

04. Le interviste delle persone informate sui fatti

Questo tipo di attività istruttoria viene, di regola, in rilievo quando i fatti non possono essere ricostruiti solo in via documentale.
Essa può essere uno strumento utile per individuare prassi operative difformi da quanto previsto dal sistema procedurale dell’Organizzazione ovvero per intercettare carenze dello stesso.

L’attività di intervista si articola nelle seguenti fasi:

• preparazione dell’intervista e convocazione dei soggetti da ascoltare;
• conduzione dell’intervista;
• documentazione dell’intervista.

06. Conduzione delle interviste

Ogni intervista dovrebbe essere effettuata in un luogo idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del soggetto ascoltato e dell’oggetto delle dichiarazioni rilasciate e la tutela psico-fisica dell’intervistato, onde evitare che eventuali pressioni o condizionamenti esterni possano incidere negativamente sulla genuinità o completezza delle dichiarazioni rese.
A tal proposito, lo Standard suggerisce che il Team che conduce le interviste sia proporzionato, nel numero e nella composizione, rispetto al soggetto ascoltato al fine di evitare un suo possibile condizionamento dovuto, ad esempio, a una sproporzione tra l’unico intervistato e un elevato numero di soggetti intervistatori.
Del pari, l’intervista dovrebbe essere condotta in una lingua agevolmente comprensibile e parlata dall’intervistato al fine di porlo nella condizione di potersi esprimere al meglio, anche se tale lingua non corrisponde a quella del Team investigativo che, in tali casi, dovrà avvalersi di un interprete.
Affinché i risultati siano attendibili, l’intervista dovrebbe essere svolta empatizzando con l’intervistato ed evitando domande suggestive.

07. Documentazione delle interviste

Al fine di garantire la tracciabilità delle attività, è opportuno che l’intervista, sia in presenza che da remoto, venga documentata mediante la video-registrazione del colloquio e la redazione di un verbale, anche in forma riassuntiva, da far sottoscrivere al dichiarante.

Per garantire la riservatezza e la genuinità dell’investigazione, è opportuno non rilasciare al dichiarante la copia del verbale.
Nella pratica, il problema si pone per le interviste svolte da remoto nelle quali l’invio via e-mail del verbale al dichiarante è l’unico modo per raccogliere la sottoscrizione. In tal caso, una possibile soluzione potrebbe essere quella di leggere il verbale e farne validare i contenuti dal dichiarante oralmente. Il tutto purché la lettura e la relativa validazione del verbale siano video-registrati.

La documentazione relativa all’intervista deve poi essere archiviata con modalità di conservazione idonee a garantire il rispetto dei doveri di riservatezza.

08. Conclusioni

Il processo investigativo si pone come una serie di atti tra loro concatenati: il buon esito di ognuno, da un lato, dipende dal corretto compimento di quello precedente e, dall’altro lato, si pone come presupposto del successo di quello seguente.

In quest’ottica, infatti, la corretta definizione del piano di investigazione rappresenta un passaggio fondamentale per la programmazione e lo svolgimento delle successive attività istruttorie, anche nella misura in cui possono essere ivi definite misure, anche temporanee, idonee a preservare la genuinità degli esiti dell’istruttoria. Del pari, lo svolgimento e la documentazione delle audizioni delle persone informate sui
fatti in conformità alle linee guida definite dallo Standard fa in modo che l’acquisizione degli elementi istruttori, utili per l’accertamento dei fatti, avvenga in modo imparziale e libero da forme di condizionamento.

In definitiva, quindi, il paradigma offerto dallo Standard per la conduzione delle investigazioni interne ha come obiettivo finale quello di garantire che il materiale informativo raccolto sia genuino, così che l’Organizzazione possa “agire informata” nell’adozione delle azioni di miglioramento e a tutela delle proprie ragioni.

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Alla prossima edizione!